Okul/Bölüm/Birim Adı	     Enstitü	
Süreç Kodu ve Adı	      Y.4.4. D4. Yönetim Süreci	
Alt Süreç Kod ve Adları	      İletişim Süreci	
Sürecin Hedefleri	Öğrenci ile iletişimin sağlanması	
Gözden Geçirme Yöntemi	SMS, e-mail, memnuniyet anketleri	
Gözden Geçirme Tarihi	     10.02.2023	

1. Sürece Ait Dokümanların;	
1.1. Kodu/Adı/Türü		
1.2. İhtiyaçları Karşılama Yeterliliği	X Yeterli	 Yetersiz
  Dokümanlar Revize edilmeli
 Yeni doküman hazırlanmalı	
1.3. Anlaşılırlığı	 Anlaşılır	 X Anlaşılması için revize edilmeli
Öğrenci Ders Değerlendirme Anketlerinin sonuçları daha detaylandırılmalıdır. Öğrencinin sorunları tespit edilerek aksiyon alınmalıdır.
 Ek Doküman hazırlanmalı
 Prosedür
 Talimat
 Bilgi Notu
 Diğer
	
1.4. Sürece Ait Kayıtların Doğruluğu	X  Doğru	 Düzeltmeler Yapılmalı

1.5. Sürece Ait Kayıtların Yeterliliği	 X Yeterli	 Daha fazla kayıt tutulmalı
	
1.6. Sürece Ait Kayıtların Güncelliği	 X Güncel	 Güncellenmeli
Güncellenecek kayıtlar:

2. Sürecin İşlem Basamakları;	
2.1. Süreçte tekrar eden işlem basamakları	 X Yok	
 Var

Açıklama:
     	
2.2. Süreçte fayda sağlamayan İşlem basamakları	 X Yok	 Var

Açıklama:      	
2.3. Süreçte başka birimlere aktarılabilecek İşlem Basamakları	 X Yok	 Var

Açıklama:
     	
2.4. Sürecin Akış Şeması	 X Aynen Kalmalı	 Revize Edilmeli	

3. Sürecin Girdileri;	
3.1. Sürece Ait Girdiler	     	
3.2. Süreç Girdilerinin Nitelik ve Özellik Açısından Yeterliliği	 X Yeterli 	
 Yetersiz
Yapılacak Düzenlemeler: 
     	

4. Sürecin Kaynakları; 	
4.1. Alt Yapı, Donanım, Araç Gereç vb. 
Miktarı	 X Yeterli	 Yetersiz 
Yetersiz olan kaynak: Gerekçesi: 
	
Niteliği	 X Yeterli	  Yetersiz
Yetersiz olan kaynak: 
Gerekçesi:	
Özellikleri	 X Uygun 	 Uygun Değil
Uygun Olmayan kaynak:     
Gerekçesi: 	
4.2. Personelin;
Sayısı	 Yeterli	 X Yetersiz
Gerekçesi: Rutin İşlerin dışında veri analizine ve raporlamaya fırsat kalmaması	
Niteliği	 Yeterli	 X Yetersiz
Gerekçesi: Başka kadrolardan elemanların aktarılması sürekli bilgi edinme ihtiyacını doğurmaktadır. Öğrendiğin işi unutup bambaşka yeni bir sürece oryantasyon zorluğu çekilmektedir.  	
Eğitim İhtiyacı	 Yok	 X Var
İhtiyaç Duyulan Eğitimler:
İstatistik analizler ve Excelde istatistik analizi        	
4.3. Fazla olduğu düşünülen kaynak	 X Yok	 Var
Fazla olan Kaynaklar:     	

5. Sürecin Kontrol Kriterleri;	
5.1. Sürecin Kontrol Kriterleri	     	
5.2. Yeterliliği	  Yeterli 	
 X Yetersiz
Eklenecek Kontrol Kriterleri: Memnuniyet Düzeyleri     	
5.3. Etkinliği	 X Etkin	 Etkin Değil
 Yeni Kontrol Kriteri Belirlenmeli
     
 İptal Edilmeli
İptal Edilecek Kontrol Kriteri:     	

6. Sürecin Ölçme Sonuçlarının;	
6.1. Yeterliliği	  Yeterli 	
 X Yetersiz
Ölçülecek konular: Öğrenci Memnuniyeti ve Ders Değerlendirmeleri     	
6.2. Etkinliği	 X Etkin	  Etkin Değil

Yeni ölçümler:     
İptal Edilmeli
İptal Edilecek ölçümler:     	
7. Sürecin Çıktıları;	
7.1. Sürece Ait Çıktılar	     	
7.2. Süreç çıktılarının istenilen özellikleri karşılama yeterliliği 	Yeterli 	 X Yetersiz
Yapılacak Düzenlemeler: Analizler detaylandırılmalı	

8. Sürecin Hedefleri;	
8.1. Sürece Ait Hedefler 	     	
8.2. Süreç hedeflerinin gerçekleşmesi
 	  %100 gerçekleşti	
  Süreç hedeflerinde sapma var
Olumlu sapma yüzdesi:
     
X Olumsuz sapma yüzdesi:
Nedeni: Kayıt sildiren Öğrencilerin nedenleri belirlenmiş ama Detayına bakılmıyor. Üçte Bir oranında öğrenci kayıt sildirmiş. Nedenleri ortaya konsada önleyici faaliyet düzenlemek için kök nedenlere bakılmıyor

9. Sürecin Planlama Etkinliği;	
9.1. Sürece Ait Planlar	     	
9.2. Sürecin Planlamalara Uygun İşleyişi	 X Uygun İşledi 	
 Uygun İşlemedi
Nedenleri: 
iş yükü 
İlgili DÖF No: 	
9.3. Sürecin Planlama Etkinliği	 X Ölçüldü
Etkinlik 
Gerçekleşme
Değeri: %100     
	 Ölçülmedi

Nedeni:      	
10. Sürecin İşletilmesi Sırasında Karşılaşılan Problem ve Aksaklıklar;	
10.1. Problem ve Aksaklıkların Tanımı	Komisyonların öğrenci memnuniyetsizliklerine ilişkin bir tartışma yapılmayışı, Sadece müdürlük tarafından belirlenen sorunların mesajla personele iletilmesi	
10.2. Problem ve aksaklıkların nedenleri:	İletişimsizlik, Sorunların sadece bildirilmesi, komisyonların toplanıp kök neden araştırmasının yapılmayışı	
10.3. Yapılan Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler:	1. DÖF No:     1
Açıklama: Komisyonların doğru işletilmesi
2. DÖF No: 2
 Daha detaylı veri analizi yapılması, sonuçların komisyonlarda tartışılması iyileştirici önleyici faaliyetlerin bu komisyonlarda belirlenmesi ve sonuçların ve gelişmelerin dökümante edilmesi 

11. Sürecin İşletilmesi Sırasında Yapılan İyileştirme Faaliyetleri;	
11.1. Faaliyetin Tanımı:	Komisyonun toplantısı	
11.2. Sağladığı iyileştirmeler:	Düzeltici iyileştirici faaliyetlerin oluşturulması	
    

12. Süreç Gözden Geçirme Ekibinin:	
Adı Soyadı	Unvanı	Birimi	İmza	
Doç. Dr. Ahmet Tan	Enstitü Müdürü 	LEE	     	

	ONAY